Prós e contras dos métodos de gerenciamento de tempo

SMART, 5W2H e GTD: essa sopa de letrinhas pode ajudar na saúde do seu time. 

Esses são alguns dos métodos para o gerenciamento de tempo e de tarefas {e administrar melhor as prioridades da equipe pode ser bom para a felicidade no trabalho e o bem-estar, conforme apontam pesquisas científicas}.

Mas todas as metodologias têm seus prós e contras. Antes de escolher uma delas para sugerir ao time, vale a pena entender como funcionam e analisar se atendem aos objetivos e aos perfis de cada um.

Método Pomodoro: intervalos para a concentração total 

Mas nessa sopa de letrinhas tem tomate? Tem, sim! Criado nos anos 1980, um dos métodos mais conhecidos ganhou o nome de Pomodoro, porque um cronômetro em formato de tomate (pomodoro, em italiano) era usado para marcar o tempo. 

A proposta consiste em intercalar cerca de 25 minutos de foco em uma única tarefa com intervalos de cerca de 5 minutos de descanso. 

A cada quatro períodos completos, deve-se tirar um intervalo maior de até 30 minutos. 

Na prática, é pouco provável que alguém programe o relógio todo dia para tocar a cada 25 minutos {e o que era para ajudar acaba se tornando uma chateação}.  

Além disso, interrupções devem ser evitadas, o que nem sempre é possível durante o expediente de trabalho {principalmente no modelo presencial}. 

Mas o pomodoro pode ser uma boa estratégia em casos excepcionais, quando estamos com prazos apertados e precisamos direcionar o foco e concentração total para uma única tarefa. 

Metas SMART: para colocar objetivos em prática

A técnica SMART traz as iniciais de etapas para definir objetivos e o tempo necessário para realizar cada tarefa. 

Consiste em especificar o que deve ser feito (Specific), analisar se o que se busca pode ser medido (Measurable), pensar se o objetivo principal da tarefa pode ser alcançado (Achievable), considerar a relevância da tarefa em relação a outras (Relevant) e definir até quando deve ser feita (Timely). 

Um dos grandes méritos dessa proposta é transformar objetivos vagos em ações práticas. Por exemplo, em vez de ter apenas a intenção de “fazer atividade física”, a pessoa deve especificar, como “fazer musculação três vezes por semana”.

Ou seja, a ideia é já pensar em metas alcançáveis e relevantes, além de definir quando elas devem ser realizadas. 

As metas profissionais podem ser fixadas conforme as fases de um projeto, por exemplo. Em vez de “escrever proposta para o cliente”, o ideal seria fragmentar as tarefas até a data da entrega: “definir escopo e público-alvo”, “finalizar benchmarking” ou “calcular orçamento”. 

Cada check nas tarefas realizadas pode se transformar em alívio {menos uma coisa pendente!}. 

“Essa é uma forma de gerenciar a ansiedade, já que se tem a sensação de realização a cada parte concluída”, explica a psicóloga Laís Vaz, da comunidade de saúde da Alice. 

O alcance dos objetivos também proporciona autoconfiança {leia matéria que fizemos sobre como ser mais confiante no trabalho e na vida}, o que pode ser um estímulo para aumentar a produtividade. 

Se a pessoa tiver disciplina, esse método pode funcionar bem, principalmente quando as atividades definidas dependem exclusivamente dela. 

Mas se houver tarefas que demandem a atuação de outras pessoas, frustrações podem ocorrer e será necessário jogo de cintura para não se estressar com possíveis atrasos causados pelos colegas. 

O que é 5W2H e por que ele pode ser um problema para perfeccionistas

Esse método permite avaliar cada tarefa a partir de sete perguntas, cujas iniciais formam a denominação 5W2H:

• O que deve ser feito? (What);
• Quando deve ser feito? (When);
• Onde? (Where);
• Por quem? (Who);
• Por quê? (Why);
• Como? (How);
• Quanto vai custar? (How much).

As respostas permitem ter uma noção do que é necessário para completar uma atividade, sobretudo o tempo que demandará. 

O quarto item (Who/Por quem?) sinaliza se a tarefa pode ser delegada, o que pode resultar em economia de tempo e diminuição da carga de coisas para fazer. 

A técnica é considerada bastante útil para o planejamento de projetos {ou de etapas deles}, para avaliar problemas e soluções, e ainda quando se busca oportunidades de melhoria em um processo.

Por ser bastante simples, pode ser usada para definir prioridades tanto em questões pessoais quanto profissionais. 

Por outro lado, nem sempre haverá respostas imediatas para todos os Ws e Hs, o que pode ter um efeito contrário ao esperado: tomar mais tempo.  

Pessoas perfeccionistas podem ter dificuldade em adotar essa metodologia, assim como os procrastinadores. Enquanto os certinhos preferem estar com todas as respostas antes de agir, os mais preguiçosos podem acabar deixando para depois as atividades mais complexas. 

Sistema Kanban: para não se esquecer de nada

O Kanban é uma técnica japonesa usada para acompanhar a realização de tarefas dentro de um fluxo de trabalho.

Funciona assim: em um quadro {que pode ser desenhado na parede, na janela ou no Notion} é feita uma tabela com três colunas, denominadas “Por Fazer” (To do), ”Em execução” (Doing) e “Feito” (Done).

Em cada uma das colunas devem ser colados cartões com o nome das tarefas, que vão avançando para a coluna seguinte conforme vão sendo realizadas.

Uma das vantagens é expor as atividades não iniciadas para que não sejam esquecidas. 

Quando usado de forma coletiva, o Kanban permite que todos acompanhem as tarefas que estão sendo realizadas, o que estimula a colaboração. E quanto mais cartões passam para a última coluna, maior a sensação de dever cumprido e de trabalho em equipe.

Uma das desvantagens é que, por ser basicamente uma forma de monitoramento, a ferramenta não traz indicativos da qualidade do que foi realizado, o que pode gerar retrabalho. 

Outro aspecto que pode ser negativo é o fato de o Kanban sempre proporcionar uma visão ampla, levando a um comportamento multitarefa. Nesse caso, poderiam ocorrer distrações e repetidos desvios de foco e de atenção.  

Método GTD (Getting Things Done): imitando o cérebro

Criado pelo pesquisador de produtividade David Allen, o método GTD (Getting Things Done) consiste em listar todas as atividades que devem ser realizadas (coletar), dividir em grupos conforme a necessidade de ação imediata (processar), reagrupar por tipo, cliente ou outra maneira fácil de identificar (organizar), analisar o que foi listado e fazer eventual ajuste (revisar) e, por fim, executar as que foram priorizadas (agir). 

Na fase de processar, o ideal é conseguir listar qual será a próxima ação necessária para dar andamento àquela tarefa. Já na fase de organizar, a dica é colocar lembretes no calendário ou em listas apropriadas, por ordem de prioridade. 

Esse é um dos métodos que mais tem pesquisas científicas relacionadas. Um dos estudos concluiu que essa forma de administrar tarefas e o tempo se assemelha à maneira como o cérebro processa informações e planeja ações no mundo real. 

Listar e organizar todas as atividades seria uma maneira de limpar a desordem mental. Para “arrumar a bagunça”, é preciso criatividade e pensamento crítico.  E, ao final do processo, a sensação é de conseguir assumir o controle da situação. 

A grande quantidade de atividades, em contrapartida, pode causar ansiedade, se a pessoa encarar a lista como lembrete de “trabalho sem fim”. Enquanto a agenda é preenchida com as tarefas selecionadas, outras ficam em backlog (montante de itens a fazer).

Por ser baseado em objetivos diários, o GTD exige motivação e disciplina para ser eficaz. Metas pessoais ou projetos de médio e longo prazo podem acabar ficando em segundo plano, o que não favorece o work-life balance. 

Matriz de Eisenhower: é urgente e importante?

No século passado, um método criado pelo 34º presidente dos Estados Unidos, Dwight Eisenhower, ficou bastante conhecido como ferramenta de gestão do tempo e de tomada de decisões. 

Trata-se de uma matriz com quatro quadrantes e dois eixos: um de importância e outro de urgência. 

As tarefas classificadas como urgentes e importantes devem ser priorizadas. As importantes e não urgentes devem ser agendadas. 

As urgentes, mas não importantes devem ser delegadas, enquanto as que não são nem urgentes nem importantes podem ser adiadas ou eliminadas.  

Esse método é útil para quem tem uma pilha de coisas a fazer, mas não sabe por onde começar.  

Mas o lado desafiador é que mesmo com algumas tarefas sendo agendadas ou eliminadas, é como se o quadrante urgente ficasse piscando. E aí a pressão volta a aparecer. 

Dependendo do perfil emocional de cada pessoa, as tarefas podem ser encaradas como ameaça ou desafio. E quem vê a pressão como ameaça pode demonstrar menor autocontrole, o que aumenta a tensão. 

Já quem adora um desafio para se concentrar encontra o estímulo que faltava para arregaçar as mangas e solucionar os problemas. 

Equilíbrio no gerenciamento de tempo 

Independentemente do modelo ideal para cada funcionário, é importante orientá-los que horários para cuidar da família, lazer e saúde não podem ficar de fora {com destaque para alimentação, prática de exercícios físicos e sono!}.   

Além disso, o relógio biológico é importante para o planejamento diário. Se o colaborador é uma pessoa diurna, por exemplo, o ideal é que ele realize atividades físicas e foque nas tarefas urgentes de trabalho ainda no período da manhã. 

Para os mais ansiosos, a dica também é executar as tarefas mais importantes primeiro.

Se a pessoa costuma ter mais disposição ao final do dia, o indicado é dedicar a parte inicial da jornada de trabalho para coisas mais triviais, como verificar e-mails e retornar contatos, até pegar o ritmo para fazer as atividades que demandam mais energia.

Quem odeia surpresas e gosta de estar no controle, vale planejar a rotina com antecedência e revisar as marcações com frequência. 

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